Eingangsrechnungen in myFactory buchen: manuell vs. automatisch

Wer mit myFactory arbeitet, kennt die Routine: Der Posteingang füllt sich mit Eingangsrechnungen, und jemand muss sie erfassen. Beleg für Beleg. Dieser Artikel zeigt, wie der manuelle Weg konkret aussieht, an welchen Stellen Zeit verloren geht — und was sich davon automatisieren lässt.

Der manuelle Weg — Schritt für Schritt

Eine typische Eingangsrechnung durchläuft in der manuellen Erfassung etwa diese Stationen:

1. Beleg öffnen — PDF aus dem E-Mail-Postfach oder aus dem Scan-Ordner heraussuchen.
2. Kreditor suchen — Lieferant in den myFactory-Stammdaten finden. Existiert er noch nicht, muss er angelegt werden.
3. Kopfdaten eintippen — Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsziel.
4. Positionen und Steuer erfassen — Netto, Steuersatz, gegebenenfalls mehrere Sätze auf einem Beleg.
5. Konto zuordnen — das passende Aufwandskonto wählen; bei Sonderfällen zusätzlich den richtigen Steuerschlüssel.
6. Prüfen und buchen — Summen abgleichen, buchen, Beleg ablegen.

Jeder einzelne Schritt ist für sich unspektakulär. In Summe ergibt sich aber ein fester Zeitbetrag pro Beleg — und der multipliziert sich mit dem Belegvolumen.

Wo die Zeit wirklich verloren geht

Erfahrungsgemäß liegt der Aufwand selten im reinen Tippen, sondern in den Entscheidungen und Suchvorgängen drumherum:

• Kreditor-Suche und -Dubletten. Heißt der Lieferant „Muster GmbH”, „Muster GmbH & Co. KG” oder steht er unter dem Matchcode? Bei unsauberen Stammdaten entstehen schnell Doppelanlagen — und die verfälschen später Auswertungen und offene Posten.
• Kontierungsentscheidungen. Auf welches Aufwandskonto gehört diese Position? Bei wiederkehrenden Lieferanten ist die Antwort immer dieselbe — trotzdem wird sie jedes Mal neu getroffen.
• Sonderfälle. Gemischte Steuersätze auf einem Beleg, Reverse-Charge nach §13b, Fracht- und Nebenkosten, Skonto, Fremdwährung. Genau diese Fälle kosten überproportional viel Zeit und sind gleichzeitig die häufigste Fehlerquelle.
• Medienbrüche. Beleg im PDF, Daten im ERP, Ablage im Archiv — dreimal dieselbe Information anfassen.

Was sich automatisieren lässt — und was nicht

Automatisierbar ist der mechanische Teil: Belegdaten auslesen, Lieferant zuordnen, Kontierung vorschlagen, Buchung vorbereiten. Eine KI kann einen Beleg lesen, Positionen und Steuersätze erkennen und aus früheren, bestätigten Buchungen lernen, wie dieser Lieferant üblicherweise kontiert wird.

Nicht automatisierbar — und das ist bewusst so — ist die Verantwortung für die Buchung. Ein sinnvoll gebautes System bucht nicht eigenmächtig, sondern legt einen prüfbaren Vorschlag vor: Konto, Steuerschlüssel, gegebenenfalls Split oder §13b. Erst nach Freigabe geht die Buchung ins ERP.

So verschiebt sich die Arbeit vom Erfassen zum Prüfen. Das ist der eigentliche Hebel: Ein Vorschlag, den man bestätigt, ist deutlich schneller abgearbeitet als ein leeres Formular, das man füllt.

Der automatisierte Weg

Mit Invoice Insight sieht die Strecke so aus:

1. Beleg landet im System — per Upload, überwachtem E-Mail-Postfach oder als E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung). Dubletten werden dabei erkannt.
2. KI liest den Beleg aus — Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze und Beträge, auch bei gemischten Sätzen und Fremdwährung.
3. Kreditor-Abgleich — der Lieferant wird gegen die myFactory-Stammdaten gematcht; fehlende Kreditoren können angelegt werden.
4. Buchungsvorschlag entsteht — Konto, Steuerschlüssel, §13b und Split-Buchung positionsgenau vorkontiert.
5. Freigabe und Buchung — nach Ihrer Prüfung wird der Beleg in myFactory gebucht und revisionssicher archiviert.

myFactory bleibt dabei das führende System. Invoice Insight ersetzt Ihr ERP nicht, es füttert es.

Was das rechnerisch bedeutet

Die Ersparnis skaliert linear mit dem Belegvolumen. Die Formel ist simpel:

Zeitersparnis pro Monat = Belege × Automatisierungsgrad × Minuten pro Beleg

Bei 500 Belegen im Monat, vier Minuten manuellem Aufwand je Beleg und 80 % automatisch verarbeiteten Belegen ergeben sich rund 27 Stunden pro Monat. Was das in Euro bedeutet, hängt von Ihrem internen Stundensatz ab — im Ersparnis-Rechner können Sie Ihre eigenen Werte einsetzen.

Wichtig: Das sind Modellrechnungen, keine Versprechen. Der reale Automatisierungsgrad hängt davon ab, wie einheitlich Ihre Belege sind und wie gepflegt Ihre Stammdaten sind.

Voraussetzungen für einen hohen Automatisierungsgrad

Drei Dinge entscheiden in der Praxis darüber, wie viel wirklich automatisch läuft:

• Saubere Kreditoren-Stammdaten. Je eindeutiger Lieferanten identifizierbar sind (Nummer, USt-ID, IBAN), desto sicherer greift das Matching.
• Wiederkehrende Muster. Lieferanten, die regelmäßig ähnlich kontiert werden, lernt das System schnell.
• Klare Zuständigkeit für die Freigabe. Automatisierung bringt nur dann Zeit, wenn die Prüfung nicht zum neuen Flaschenhals wird.

Fazit

Das manuelle Erfassen von Eingangsrechnungen in myFactory ist keine anspruchsvolle Arbeit — aber eine teure, weil sie sich mit jedem Beleg wiederholt. Der größte Hebel liegt darin, den mechanischen Teil zu automatisieren und die menschliche Prüfung dort zu belassen, wo sie hingehört: bei der Freigabe.

Wenn Sie wissen möchten, was das für Ihr konkretes Belegvolumen bedeutet, rechnen wir das gern gemeinsam durch.