E-Rechnung 2027: Was myFactory-Anwender jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Bereich keine Zukunftsmusik mehr, sondern längst geltendes Recht — mit gestaffelten Fristen. Dieser Beitrag ordnet den Zeitplan ein und zeigt, was er für Unternehmen bedeutet, die ihre Eingangsrechnungen in myFactory verarbeiten.

Hinweis: Allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Der Zeitplan in Kürze

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können — unabhängig von Größe oder Umsatz. Diese Stufe gilt bereits.
• Bis Ende 2026: Übergangsfristen für den Versand. Papier- und andere Formate bleiben im Rahmen der Übergangsregelungen zulässig, in der Regel mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für größere Unternehmen. Unternehmen oberhalb einer Umsatzschwelle (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle. Die verbleibenden Unternehmen ziehen nach.

Die wichtigste Konsequenz für die meisten Mittelständler heute: Der Empfang ist bereits Pflicht. Wer E-Rechnungen nur „irgendwie als PDF” ablegt, erfüllt die Anforderungen an eine strukturierte Verarbeitung nur unzureichend.

Was als E-Rechnung zählt — und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne der Regelung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die beiden relevanten Ausprägungen:

• XRechnung — ein reines XML-Format, etabliert im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x in den passenden Profilen) — ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind. Für Menschen sieht es aus wie eine normale PDF-Rechnung, für Maschinen ist es strukturiert lesbar.

Kein E-Rechnungsformat sind: eine gescannte Papierrechnung, ein normales PDF ohne eingebettetes XML oder ein Bild der Rechnung. Diese gelten als „sonstige Rechnung”.

Das ist ein wichtiger Punkt für die Praxis: Ein PDF wird per OCR ausgelesen — mit allen Unschärfen, die Texterkennung mit sich bringt. Bei einer echten E-Rechnung werden die Werte dagegen direkt aus den strukturierten Daten übernommen. Beträge, Steuersätze und Positionen sind damit exakt, nicht geschätzt.

Was das für myFactory-Anwender bedeutet

myFactory ist Ihr führendes System für die Buchung — an dieser Rolle ändert die E-Rechnung nichts. Die Frage ist, wie die E-Rechnung von Ihrem Posteingang bis zur gebuchten Position kommt.

Praktisch stellen sich drei Aufgaben:

1. Empfangen und erkennen. E-Rechnungen kommen typischerweise per E-Mail. Das System muss ZUGFeRD-PDFs und XRechnungs-XML als solche erkennen — nicht als gewöhnliches PDF behandeln.
2. Strukturiert auslesen. Die eingebetteten Daten müssen genutzt werden: Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze, Beträge.
3. Revisionssicher aufbewahren. Die E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren. Ein Ausdruck oder eine umgewandelte Kopie genügt den GoBD-Anforderungen nicht.

Wie Invoice Insight E-Rechnungen verarbeitet

Der Weg ist derselbe wie bei anderen Belegen — nur präziser, weil die Daten strukturiert vorliegen:

1. Eingang über das überwachte E-Mail-Postfach oder per Upload; Dubletten werden erkannt.
2. Formaterkennung — ZUGFeRD und XRechnung werden identifiziert, die eingebetteten XML-Daten direkt gelesen statt per OCR geschätzt.
3. Kreditor-Abgleich gegen Ihre myFactory-Stammdaten.
4. Vorkontierung — Konto, Steuerschlüssel, bei Bedarf §13b oder Split-Buchung.
5. Freigabe und Buchung in myFactory, mit revisionssicherer Archivierung des Originals.

Weil bei E-Rechnungen keine Erkennungsunschärfe entsteht, ist der Automatisierungsgrad hier typischerweise höher als bei gescannten Papierbelegen.

Checkliste: Sind Sie vorbereitet?

• Können Sie E-Rechnungen empfangen — also ZUGFeRD und XRechnung entgegennehmen und verarbeiten?
• Werden die strukturierten Daten genutzt oder wird faktisch nur ein PDF abgelegt?
• Ist die Aufbewahrung im Originalformat und revisionssicher geregelt?
• Ist geklärt, ab wann für Sie die Versandpflicht greift (2027 oder 2028)?
• Sind Ihre Kreditoren-Stammdaten sauber genug, damit die automatische Zuordnung greift?

Fazit

Die Empfangspflicht ist bereits Realität, die Versandpflicht kommt gestaffelt. Für die Eingangsseite ist die gute Nachricht: E-Rechnungen sind für die Automatisierung ein Gewinn, weil sie strukturierte Daten mitbringen. Wer sie nur als PDF ablegt, verschenkt genau diesen Vorteil — und erfüllt die Anforderungen nur halb.

Wenn Sie sehen möchten, wie eine E-Rechnung von Ihrem Posteingang bis in die myFactory-Buchung läuft, zeigen wir das gern an einem Ihrer echten Belege.